PPT 보고서 - PPT 1장에는 1개의 메세지만 담아야 한다

PPT 보고서를 작성하면 스토리를 잡고, 그에 맞게 PPT 장표를 배분해야 한다. 스토리라인에 맞는 고스트 덱을 만들고 배분하는 방식에 대해서는 지난 포스팅에서 다룬 적이 있다. 궁금하다면 이전 포스팅을 참고하자.

 

2020/04/21 - [슈르의 오피스라이프/PPT 보고서 작성 방법] - 보고서 고스트 덱(Ghost Deck)을 만들자

보고서 고스트 덱(Ghost Deck)을 만들자

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이제 내용을 담아야 한다. 오늘은 내용을 잡을 때 흔히 발생하는 문제에 대해 이야기해보겠다. 이 원칙을 알면 PPT라는 보고서 형식을 이해할 수 있게 될 것이고 더 나아가 더 나은 보고서를 만들 수 있을 것이다. 백지의 PPT를 보며 막막한 마음이 다소 줄어들 수도 있다. (아주 조금)

 

그 원칙이 무엇인고... 하니... 바로... 'PPT 1장에는 1개의 메세지만 담아야 한다'라는 것이다. 즉, PPT 1장에는 1개의 이야기를 하기 위한 장표 구성이 만들어져야 한다. 당연한 것 같은 이 이야기는 많은 사람들이 어려워하는 부분이다. 너무 담을 내용이 많아서 2개로 나눌 수는 있어도 쓸 내용이 없어서 2가지 내용을 1장에 넣어서는 안 된다.

 

이해를 위해 예시를 몇 개 들어보겠다.

 

1. 개요 장표

만약 내가 모든 보고서를 시작하기 위한 개요 장표를 만들고 싶다고 가정해보자. 당신은 개요 장표의 내용으로 시장 트렌드를 언급하기로 계획을 했다. 이런 경우 1개의 메세지를 무엇으로 할 것인가? 다음과 같은 옵션들이 있다.

 

"2020년의 주요 시장 트렌드는 A, B, C, D다"

"2020년의 주요 시장 트렌드는 A는 어떤 것을 말한다"

"2020년 주요 시장 트렌드 A, B, C, D 중 우리는 A에 집중해야 한다"

 

위의 내용은 모두 1개의 메세지다. 시장 트렌드가 크게 네 가지 A, B, C, D가 있다고 가정했을 때 그 4개를 다 언급하는 방법이 있고, 그냥 주목하고 싶은 A만 이야기하는 방법이 있고, 4개를 다 언급하지만 A를 강조하는 방법이 있다. 이 1개의 메세지에 맞는 내용으로 채우기만 하면 된다.

 

이런 경우 여러 개의 메세지를 넣어서 잘못하는 것은 무엇일까? 대표적인 예는 이런 것들이다.

 

"2020년 시장 트렌드가 A, B, C, D인데 우리 회사는 C, D를 하고 있다."

 

무엇이 잘못된 걸까? 1 문장으로 썼으니 1개의 메세지 같을 것이다. 하지만 PPT 구조상 저걸 표현하기가 상당히 어렵다. ~인데 ~다.라는 구조 말이다. 보통 이런 내용을 표현하려면 첫 번째 장표는 시장 트렌드, 두 번째 장표는 우리 회사 현황을 정리하고 세 번째에서 그 둘에 대한 시사점을 내세우게 된다.

 

그렇다고 이게 아주 방법은 없다. 좌측에 시장 트렌드를 넣고, 우측에 우리 회사 현황을 놓은 후에 둘의 공통된 하단에 시사점을 넣어주는 방법이 있다. 대신 그런 경우 메세지가 저 위의 문구에서 멈추는 게 아니라 시사점까지를 기술해줘야 한다. 그러면 메세지가 있다. (하지만 이런 경우는 '개요 장표'가 아니다)

 

2. 예시 장표

백업 장표라고도 하고 예시 장표라고도 말하는 장표가 있다. 1장을 그저 예시만을 위해 할애하는 장표가 그것이다. 이때에도 메세지는 1개여야 한다. 하지만 그게 꼭 1개의 예시일 필요는 없지만, 여러 개의 예시를 1장에 담는 경우 그를 묶을 수 있는 공통된 테마가 있어야 한다. 예를 들어보자.

 

만들어야 하는 장표는 회사 예시 장표다. 성공적인 기업 CEO의 예시라고 해보자. 회사 1개를 예시로 들은 경우에 대한 적절한 1개의 메세지는 다음과 같다.

 

"성공적인 기업 CEO - 스티브 잡스"

"성공적인 기업 CEO - 잭 웰치"

 

여러 개의 회사의 예를 드는 경우 적절한 1개의 메세지는 다음과 같다.

 

"성공적인 기업 CEO - SNS"

"성공적인 기업 CEO - IT기기"

 

여기에서 한 장의 장표의 예시에 스티브 잡스와 잭 웰치를 같이 넣는다면 그들의 공통점을 넣지 못하는 경우 잘못 만든 장표가 된다. 이 둘을 같이 넣고 싶으면 '미국'의 공통점으로 묶어도 된다. 단지 주의사항은 이런 예시 장표가 여러 개라면 그 각각의 장표와 구분 기준이 동일해야 한다. 위의 예시처럼 모두 인더스트리로 나누거나, 아니면 모두 국가로 나누거나 해야 한다. 어떤 건 미국인 CEO, 어떤 건 IT기기 CEO 라면 모두가 갸우뚱해할 것이다.

 

 

3. 방안(옵션)에 대한 장표

가끔 방안에 대한 장표를 만들게 된다. 1안, 2안 이런 식으로 여러 가지 방안이 있는데 장단점을 설명한다든지 하는 그런 장표 말이다. 그럴 때 적절한 1개의 메세지는 결론이 포함되어 있어야 한다. 예를 들면 이런 것이다.

 

"사회적 거리두기 1단계 완화에 따라 두 가지 방법으로 행사를 진행할 수 있는데 1안이 더 적합하다."

 

이런 경우 장표에는 한 장에 1안과 2안의 두 가지 방법이 모두 기술되어야 하고 명확하게 1안이 더 좋아 보이는 설명이 기술되어 있어야 한다. '명확하게'라는 것은 결국 합당한 근거가 장표에 보이면 되는 것이다.

 

만약 1안과 2안이 너무나도 복잡해서 한 장 한 장 나눠서 표현하고 싶은 경우라면 그럴 때엔 위의 장표 1장은 그대로 유지하되, 뒤에 1안과 2안을 각각 한 장씩 정리한 자료를 만드는 게 맞다. 상세 형태든 백업 형태든 말이다. 중요한 것은 한 장에 요약되어 결과가 보이는 장표가 있어야 한다는 것이다. 그리고 그걸 앞에 둬야 하는 이유는 처음부터 방안 1부터 기술하기 시작하면 총 몇 가지 방안이 있는지 보고를 듣는 사람은 알 수가 없기 때문이다.

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이 외에도 장표의 목적과 구조와 경우는 매우 다양할 수 있다. 중요한 것은 원칙이다. 어떤 장표를 만들어도 하고 싶은 메세지가 여러 개면 안된다. 하나의 메세지를 나타내기 위해 근거가 여러 개일 수는 있다. 하지만 결국 PPT 1장은 하나의 메세지를 전달하기 위해 배열이 되어야 한다.

 

배열에 대해서는 천천히 다루겠지만, 이 원칙을 잊지 말자. 결국 '내가 이 한 장에서 전달하고 싶은 메세지가 무엇인가?'라는 질문만 해결이 된다면 PPT 장표의 구조를 잡고 내용을 채우는 것은 시간이 걸리는 일일 뿐이다. 만약 내용이 많아서 일단 내용부터 채워야겠다고 생각하는 사람이 있다면(꼭 그런 사람이 있다), 재작업의 시행착오를 겪게 될 것이다.

 

이 하나의 메세지가 중요한 이유는 이 메세지가 결국 거버닝 메세지로 이어지기 때문이다. 거버닝 메세지가 무엇인지는 다음에 다루기로 하겠다.