PPT 보고서 - 보고서는 MECE하게 정리해야 한다

MECE 설명, 출처 : 위키백과

 

'MECE'는 사실 모든 회사의 용어는 아니다. 그보다는 컨설팅 용어라고 보는 게 정확하다. 그럼에도 오피스라이프팁 중에서도 PPT 보고서 영역에 작성하는 이유는, 회사 보고서 작성에 반드시 필요한 사상과 같은 것이기 때문이다.

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그렇다면 MECE가 무엇일까? MECE의 약어는 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 다. 사실 슈 과장도 이 용어를 외우고 이해하는 게 엄청나게 어려웠다. 실제로 다 말해본 적이 있었나 싶을 정도로 E 두 개가 각각 뭔지 헷갈렸고 나눠서 설명하는 건 더더욱 어려웠다. 불가능에 가까웠다. 하지만 MECE라는 단어를 설명하는 건 어렵지 않아서 다행스러웠다. 

 

자 그럼 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive가 무슨 뜻인지 보도록 하겠다.

 

Mutually : 상호 간에

Exclusive : 배타적인/배제적인

Collectively : 포괄적으로/전체적으로 

Exhaustive : 완전한

 

상호 간에는 배타적이고, 전체적으로는 완전하다. 즉, 서로 겹치면 안 되지만 전체를 놓고 봤을 때 빠진 게 있으면 안 된다는 것이다. 

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이게 왜 중요한지 의문이 생길 수가 있다. '회사에서 MECE를 언급할 일이 뭐가 있죠?'라고 말이다. 마치 과일 장수에게 과일을 종류별로 빠짐없이 다 팔아야 한다고 우기는 것 같달까? 다른 블로그들을 보면 '트리구조를 만들어요', '문제를 그룹핑해서 파악해요'라는 말을 한다. 근데 정말, 우리가 회사에서 '트리구조'를 만들 일이 있을까? 문제를 포스트잇에 써서 묶어서 A 문제, B문제 이렇게 할 일이 있을까? 워크샵이라면 있다. 하지만 실제로 회사는 그냥 기승전 '보고서'다. 근데 이 보고서에는 트리구조, 문제 그룹핑 모든 생각이 거친 결과물이 담겨야 한다.

 

그렇다면 회사에서는 1) 언제, 2) 어떻게, 3) 무엇에 이 단어를 쓸까?

1) 언제

우선 대화에서 사용하는 방법은 '미씨'라고 말한다. 특이하게 '엠이씨이'라고 하시는 분들이 있는데... 그냥 미씨라고 해도 된다. 그걸 알아듣고 말고는 상대방의 문제지 내가 '미씨'라고 말하는 건 문제가 안된다.

 

보고서를 작성하거나 문제 해결을 요하는 상황이 왔을 때 사용하게 된다. 누군가가 보고서를 갖고 왔을 때 피드백으로 말할 때도 있다. 누가 말하느냐는 상관이 없다. 내가 말했을 때 상대방이 알아듣냐가 문제가 될 수 있지만, 내가 컨설팅 지식이 있는 사람과 일하고 있다면 다 알아듣는다. 심지어 신입사원 교육 때 가르쳐주는 회사도 있다.

 

 

2) 어떻게

 

CASE 1 : 보고서 내용에 대한 피드백을 하는 경우

 

"미씨 하지 않은데요?"

"미씨 하게 정리해보죠"

~하다.라는 표현으로 많이 쓰는 것 같다. 동사형인 경우라고나 할까? '구글링 해보죠' 같은 느낌이다.

 

 

CASE 2 : 방법에 대한 가이드를 하는 경우

 

"미씨를 적용해보자"

"미씨 기법을 쓰자"

명사형으로도 사용하는데 교육에서 자주 사용하는 표현이고, 보통은 동사형으로 쓴다.

 

 

3) 무엇

회사에서 '미씨 기법을 쓰자"라는 말을 듣기는 매우 어렵다. 아주 드물다. (슈 과장도 워크샵 이외에는 들어본 적이 없다.) 그보다는 보고서에 반영해야 하는 사상 같은 건데... 그거에 대해서 조금 더 설명을 해보겠다. PPT 보고서 작성할 때 참고하면 매ㅡ우 매ㅡ우 도움이 많이 될 것이다.

 

 

CASE 1 : 범위를 정의할 때

 

보고서에서 범위를 정의해야 하는 경우가 더러 발생한다. 프로젝트의 범위일 때도 있고, 영역의 구분일 때도 있다. 미씨 하게 정리한다고 하면 마치 두부 한모를 잘라서 그대로 보고하는 거라고 보면 된다. 역으로 말하면 내가 나열한 내용들(두부 조각들)이 합쳐져서 온전히 전체(두부 한모)가 되어야 한다는 것이다.

 

쉬운 예.

보고하는 전체 범위가 무지개라고 하면 빨/주/노/초/파/남/보로 나눠서 정리하는 것이다. 여기서 다홍/연두 같은 내용이 빨주노초파남보와 같은 레벨로 올라가지 않도록 주의를 해야 한다. 검정을 넣어서 원래 이야기하려는 무지개와 무관한 내용이 들어가지 않도록 하는 것도 주의사항 중 하나다.

 

실전 예.

은행 업무의 범위를 정리해야 한다고 가정해보자. 어떻게 하면 될까? 수신/여신으로 보고한다면 전체를 포괄하지 않았다는 피드백이 올 것이다. 이 외에도 외환도 있고, 카드도 있고, 우리가 생각 못하는 많은 업무들이 있다.

 

자 그럼 이번에는 같은 내용에 수신/여신/개인고객/기업고객으로 온다면 뭐라고 할까? 상호 간에 배타적이지 않다, 즉 중복이 있다고 피드백이 올 것이다. 무슨 말인고 하니 개인고객 업무에는 수신과 여신이 당연히 들어가기 때문이다. 개인고객을 나타내고 싶다면 개인과 기업으로 나누고(Lv1) 그 아래에 각각 수신/여신/외환/카드 등등 을 넣어주면 된다. 이런 걸 관점의 차이라고도 하는데, 개인/기업의 구분이 중요한 경우 언급을 하면 되고 그게 아니라면 수신/여신/외환/카드 등을 먼저 쓰고 하위에 필요하면 개인/기업을 나누면 된다. 

 

연습을 해보고 싶다면 은행의 인터넷뱅킹 메뉴를 보도록 하자. 은행이 내부적으로 처리하는 업무는 보이지 않겠지만 대충 구분이 어떻게 되어있는지 알 수가 있다.

 

 

CASE 2 : 보고서의 내용을 작성할 때

 

PPT를 작성하면 언제나 어떤 주장이나 주제를 여러 줄로 나눠서 작성하는 경우가 발생한다. 그럴 때 미씨를 생각하면 작성하면 좋다. 예를 들면 이런 거다.

 

<신규 App 개발 기대효과>

- (사용자) ~~

- (Biz직원) ~~

- (IT 직원) ~~

 

고객이 사용할 App을 이번에 만든다고 생각했을 때 '그래서 그럼 뭐가 좋아지는데?'라는 질문에 대한 대답이 반드시 들어가야 한다. (싫어도 넣어야 한다.) 그럴 때 내용을 써야 한다면 그 막막함을 해결하기 위해 일단 위의 예시처럼 구분을 하면 무엇에 대해 쓸지가 결정된다. 

 

이때 사용자, Biz직원, IT 직원으로 미리 구분하는 이유는 이 구분으로 내용을 작성하면 기대효과에 같은 말을 두 번 쓰는 일을 막을 수 있기 때문이다. 여자 친구가 "내가 어디가 좋아?"라고 물어봤을 때 "그냥 좋아" "그냥 좋다니까" "그냥 좋은걸 어떻게"라고 대답하는 것보다 "(외모) 예뻐" "(성격) 착해" "(능력) 똑똑해"와 같이 다른 이유를 말하는 게 더 좋다. 그래야 "와, 이 남자는 내 모든 걸 좋아하는구나!"라고 생각하지 않을까!? 

 

물론 저렇게 '직군'구분 외에 다른 방법도 있다.

 

<신규 App 개발 기대효과>

- (매출) ~~

- (비용) ~~

 

매출이 늘어난다, 비용이 줄어든다. 이런 내용을 적어도 된다. 가끔 매출 증가/마진 증가를 둘 다 쓰기도 하는데 미씨 하다고 보기는 어렵다. 하지만 보고서 측면에서는 틀린 건 아니다. 잘한 건 아니라는 사실을 알지만 그럼에도 불구하고 하는... 그런 거...? (매출이 늘어난다고 마진이 늘어난다는 보장은 없고, 마진이 늘어나는 게 진정한 기대효과인 회사도 있으니 강조하는 거다. 즉, 두 번 쓰기)

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미씨는 회사생활에서 중요하다. 같은 말이 두 번 쓰이지 않는 장표를 쓰려고 한다면, 전체 범위를 커버하는 보고서를 쓰고 싶다면 미씨를 적용하는 사고를 키우는 것을 추천한다. 

 

미씨가 어느 정도 된다면 그다음엔 우선순위/중요도에 따라 버릴 내용을 버리는 일이다. 이게 된다면, 보고할 때 빠뜨린 게 생겨서 얼굴 붉히는 일은 없어질 것이다.