보고서 고스트 덱(Ghost Deck)을 만들자

목차도 준비가 되었고, PPT 템플릿도 준비가 되었다면 이제는 고스트 덱(Ghost Deck)을 만들 차례다. Ghost Pack, Ghost Deck, Shell Deck, Skeleton Deck 등 여러 가지로 불리는 이 PPT 장표의 묶음은 보고서의 기본 껍데기, 뼈대를 말한다.

 

회사에서 여러 가지 용어로 쓰일 수도 있고, 아예 그런 용어가 없을 수도 있다. '초안을 잡자' 라고 말하면 다행일 정도로 개인적으로 우리 회사에서도 고스트 덱을 만드는 부서는 많이 보지 못했다. 그래도 만약 나의 부서에 컨설팅 출신이 있다든지, 비슷한 경험이 있는 분이 있다면 뭔지 잘 아실 것이다.

 

고스트 덱의 장점, 필요성은 다음과 같다.

1. 고스트 덱이 나오면 전체 흐름이 조금씩 보이기 시작한다.

단순히 목차로만 나눴을 때와 한 장 한 장에 들어갈 내용에 대한 장표를 만들기 시작하면 뭔가 다르다는 느낌을 받을 수가 있다. 생각보다 들어갈 내용이 없다는 걸 깨달을 수도 있고, 너무나도 많다고 생각이 들 수도 있다. 아니면 흐름 자체가 이상해서 보고할 때 흐름이 끊긴다는 사실을 깨달을 수가 있다. 

 

2. 고스트 덱을 만들면 업무 분장을 할 수가 있다.

모두 통일된 스토리를 가지고 나눠서 맡은 부분의 작업을 하기 위해서는 고스트 덱은 필수다. 내가 어느 흐름의 무엇을 맡았구나, 어떤 장표와 유사하게 만들어야 하는구나, 어떤 장표에서 이어지니 그 장표를 중간중간에 확인해야겠구나와 같은 작업의 계획을 세울 수가 있게 된다. 나의 장표가 어느 부분에 있는지 알고 모르고의 차이는 생각하는 것보다 크다. 물론 나의 장표가 너무나도 독립적이어서 그런 걸 몰라도 된다고 생각할 수도 있지만 대체로 연관성이 높은 편이다. 

 

그럼 고스트 덱이 뭔지 한번 예시를 보겠다. 

이미지 원문 참고 [클릭]

 

위의 PPT는 12장짜리 보고서다. 

1. 표지.............................................. 1p

2. 개요.............................................. 1p

3. 배경.............................................. 1p

3.1 A........................................................... 1p

3.2 B........................................................... 1p

3.3 C........................................................... 1p

4. 시사점.......................................... 1p

4.1 A........................................................... 1p

4.2 B........................................................... 1p

5. 해결방안...................................... 1p

5.1 A........................................................... 1p

5.2 B........................................................... 1p

 

여태까지 목차 예시에서 잡은 것과 다르지만, 중요한 건 고스트 덱을 만드는 법이니 그것만 집중해서 설명하도록 하겠다. 고스트 덱은 우선 표지, 목차, 간지가 다 들어가는 게 맞다. 중요하지 않아 보이지만, 내용은 마지막에 맞추더라도 내용을 주는 간지가 어디에 있느냐가 사실 또 보고 스토리의 흐름을 바꿔놓는다. 이 위의 예시에는 1, 3, 7, 10이 그 페이지에 해당된다.

 

물론 쓸 말이 많다면 3, 7, 10페이지는 배경/시사점/해결방안의 내용을 구체화하는 장표로 내용을 넣어도 무방하다. 하지만 3 페이지는 3.1, 3.2, 3.3으로 넘어가기 위한 한 장의 장표인 만큼 필요 없다면 과감하게 빼도 좋다. 이건 정답이 있는 게 아니라 어디까지나 보고의 스타일이다. 

 

그리고 표지, 목차, 간지 외의 본문 내용에는 어떤 내용이 들어갈 거라는 간단한 메모가 들어가야 한다. 스타일에 따라 그 장표에서 하고 싶은 보고의 내용을 주저리주저리 쓰는 사람이 있고, 아니면 간단하게 스케치하듯이 위에 이미지처럼 그 장표에 어떤 표가 들어간다, 어떤 내용이 들어간다 라는 박스와 메모만 남겨놓기도 한다. 보통 백데이터가 많이 들어가는 장표들은 그렇게 내용을 넣어두면 자료를 찾아서 정리만 하면 되니 좋을 때가 많다. 백데이터가 없는 경우는 결국 글로 정리해야 하니 그냥 주저리주저리 메모만 남겨놓는 수밖에 없다. 

 

도식을 넣느냐 마느냐. 도 고스트 덱에서 결정하고 싶다면 해도 된다. 하지만 고스트 덱을 만드는 사람이 모든 보고서를 만드는 게 아니라면 얼른 내용을 간단하게 스케치하고 나눠주는 것이 맞다. 그 장표를 맡은 사람이 도식을 쓰든 말로 풀든 다른 그림을 쓰든 결정할 일이다. 내가 보고하는 사람이고 내 고집은 소고집인데 도식이 있어야만 한다면 도식을 넣어달라고 메모를 하면 된다. (하지만 그렇게까지 친절한 사람은 아직까지 보지 못했다. 그냥 재작업을 각오하는 게 낫다 ^^)

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고스트 덱 작업에서 마지막으로 해야하는 일은 모든 장표에 작업자의 이름을 적어서 나눠주는 일이다. 우리는 딱지라고 표현하기도 하는데 그냥 도형 하나 장표마다 넣어서 '슈 과장' 이렇게 쓰는 것이다. 그렇게 작업을 하기로 되어 있는 사람에게 쭉 나눠주면 그 PPT에 있는 목차 + 템플릿 + 고스트 덱의 스토리라인을 보고 작업을 시작할 것이다. 추가로 질문이 들어올 수도 있고 나중에 재작업을 하게 될 수도 있다. 하지만 일단은 이렇게 시작하는 게 최선이다. 그리고 각자 맡은 내용을 채워서 주면 그 장표만 내용을 갈아 끼우면 통합이 완료되는 것이다. (짠!)

 

고스트 덱 없이 작업을 하고 싶다면. 목차와 템플릿을 보내주는 방법이 있다. 목차만으로도 충분할 때가 있기도 하고, PPT 보고서 자체가 페이지가 너무 많으면 그 수많은 페이지에 일일이 스토리를 짜서 주느니 일단 템플릿을 줘버리는 게 효율적일 수도 있다. 그건 작업자(템플릿을 뿌리는 자)가 결정할 일이다.

 

하지만 정말 중요한 보고서고 시간이 타이트하다면 고스트 덱을 쓰는 게 좋을 때가 있다. 사실 작업하는 동안 발표자에게 그 고스트 덱을 주면 발표자가 계속 고민을 하고 내용에 대한 수정/보완 요청을 하기도 하고 발표 연습을 미리 할 수 있게 되기도 한다. 서로 맡은 역할을 충실히 하기 위해서는 고스트 덱이 좋다.

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이게 목차, 스토리라인, 템플릿, 고스트 덱도 나왔으니 내용을 하나씩 채워나가 보도록 하자. 앞으로 내용 장표는 장표의 종류에 따라 개별 포스팅이 진행될 예정이다. 각 구조와 도식을 언제 쓰는지 조금씩 설명해보도록 하겠다.