회사에서 전화 거는 법

지난 포스팅 '회사에서 전화받는 법'에 이어서 '회사에서 전화 거는 법'에 대해 이야기해보자.

 

2020/03/17 - [오피스라이프 팁] - 회사에서 전화받는 법

회사에서 전화 받는 법

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이제 전화를 걸어보자.

 

나도 신입사원 때는 전화를 걸기 싫어서 다른 일도 하고,

다른 사람에게 부탁하기도 했었다.

지금도 전화 거는 일은 어려워서 어쩔 수 없을 때 전화를 하는 편이다.

(신입 때 트라우마가 생겨서...)

 

그래도, 전화를 해야하는 상황에서

상대방이 전화를 받으면 나는 뭐라고 말을 해야 할까?

 

당연히 용건이 있어서 전화를 했겠지만

용건부터 말하면 상대방이 얼마나 싫어할까.

그렇다고 바쁜 데 다른 이야기를 하면 상대방이 얼마나 짜증이 날까.

 

슈 과장은 상황별로 조금 다르게 하고 있다.

역시나 개인의 의견/경험이니 참고하여

자신만의 방법을 만들도록 하자 ^^

 

CASE 1 : 상대방이 누구인지 모르고 상대방도 내가 누구인지 모를 때

           + 상대방이 우리 회사 사람일 때

           이런 경우는 "안녕하세요, OOO팀 슈르딩 과장입니다."로 시작하면 된다.

           놀랍게도 90%의 사람들은 내 소속도 내 이름도 듣지 못하고 외우지도 못한다.

           하지만! 그럼에도 불구하고 이렇게 시작하는 것은

           이런 멘트 하나에 "나는 같은 회사 사람이에요. 그리고 과장입니다."가 다 들어있다.

           + 상대방이 우리회사 사람이 아닐 때

           이런 경우는 "안녕하세요, 저는 OO회사 슈르딩 과장입니다."라고 하는 게 맞다.

           팀을 이야기하는 경우가 있는데,

           그런 경우는 팀의 이름 자체가 의미가 있을 경우에 하면 된다.

           그 의미라 하면 어느 회사 사람이 그 부서이름을 들어도 용건이 예상이 되는 그런 팀인 경우다.

           (구매팀이라던가, 계약팀이라던가, 법무팀이라던가..)

           그 외에는 팀이름 들어도 모른다. 어느 회사 누구인지만 이야기하면 된다.

 

CASE 2 : 상대방이 누구인지 알지만 상대방이 내가 누구인지 모를 때 

           CASE 1 과 동일하게 하자.

 

CASE 3 : 상대방이 누구인지 알고, 상대방도 내가 누구인지 알 때

            CASE 1과 동일한데 조금 다른 느낌으로 하는 편이다.

            "김 차장님 안녕하세요, 슈르딩 과장입니다."

            상대방이 누구인지 알고(제대로 걸었고), 내가 누구라고 이야기해주는 것이다.

            참고로 상대방이 나를 안다고 해서 내 번호가 있는 것이 아니다.

            그리고 상대방이 나를 아는지 시험해보는 자리도 아니다.

            그 모든 걸 간단하게 생략하기 위해서 이렇게 이야기하는 편이다.

            보통 상대방은 나에게 "네 과장님 안녕하세요"라고 대답해준다.

            내 용건을 이야기하기 딱 좋은 시작점이 되는 것이다.

            그런데 만약 "누구요?"라고 되묻는다면

            그 때는 내 소속과 내 이름을 다시 이야기하고 어떻게 아는 사이인지도 이야기해주는 것이 좋다. 

            "OOO팀 슈르딩 과장입니다. 지난주 A 프로젝트 일로 회의할 때 인사드렸습니다."

            이런 경우 기억 못해도 "아 네..."라고 하며 내 용건을 들을 준비를 다 하신다.

 

CASE 4 : 상대방과 내가 친한 사이인데, 회사 동료의 사이일 때

            전화를 받을 때 "네 사수님~"하는 것과 비슷하다.

            사수가 전화를 받으면 "사수님, 저 슈 과장인데요~"라고 하면 된다.

            아직도 다나까를 하는 회사가 있다면 "사수님, 슈 과장입니다."로 하면 될 것 같다.

 

그 이후의 진행은 다 동일하다.

전화한 목적, 즉 용건을 이야기하면 된다.

단지, 전화하기 전에 얼마나 부연설명을 해야 하는지 잘 고민하고

마지막에 요청할 상황인지, 부탁을 하는 상황인지에 따라 

다른 멘트를 준비하는 것이 좋다.

 

또한 추가 팁으로,

상대방에게 용건을 이야기하기 전에

"지금 통화 괜찮으세요?"라고 물어보는 것도 좋다.

모두 바쁜 와중에 전화를 받는 것이기 때문에

상대방이 통화가 가능한지 묻는 것이 좋다.

 

내 용건이 긴건지 짧은 건지, 긴급한 건지도 잘 판단해서 대답하자.

상대방이 공감하기 어려운 긴급사항을 이야기한들

상대방은 그 용건을 던져버리기 일쑤다.

거절할 수 없도록 이야기할/부탁할/설득할 준비를 하고

협박까지 해야한다면 지혜롭게 하도록 하자.

 

협박 관련해서는 다음에 내키면 포스팅을 해보겠다. ^^

 

전화의 예의도 사실 매우 크다.

통화 한번으로 상대방에 대한 모든 감정이 생기기 충분하고,

통화 한번으로 얼굴도 모르는 사람에 대한 reputation이 생기기도 한다.

 

무조건 친절할 필요는 없지만,

서로가 이해할 수 있는 범위에서의 통화를 하는 게 좋다.

증적이 남기 어려운만큼 왜곡되기도 쉬운 게 통화다.

주의하고 신경쓰도록 하자.

 

* 질문이 있으면 아래 남겨주세요 :D