회사에서 전화 받는 법

전화받는 법에 대한 포스팅을 하게 될 줄은 몰랐다.

근데 곰곰이 생각해보니, 이것도 나름 중요한 것 같아서

회사 문화마다 조금 달라서 다소 의견이 다를 수 있긴 하지만

일단 슈 과장의 의견을 정리해보도록 하겠다.

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일단 기본적인 회사 '전화'에 대한 정의 및 전제부터 정리할 필요가 있다.

 

기본적으로 '회사'라 하면

자기의 근무 좌석이 있고, 보통은 내선 전화가 있다.

회사의 사내 전화번호도 있다는 뜻이다.

 

하지만, 그렇지 못한 경우도 있는데

그것은 내선전화가 없기 때문도, 내선번호도 없기 때문도 아니다.

(물론 그럴 수도 있긴 하겠지만. 그런 분들은 역시나 애도..)

이 포스팅에서 언급하는 이런 경우는

본인의 좌석에 앉아서 근무하기보다

외근이 많거나, 외부의 사이트(남의 사옥)에서 근무를 하게 되는 경우다.

 

이런 경우, 나한테 전화가 오면 어떻게 받아야 하는 걸까?

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CASE 1 : 나는 회사 사옥에서 근무를 하며, 내 전화기와 내선 번호가 있다.

           - 이런 경우는 회사나 팀에 정해진 규칙이 있는 경우가 있다.

             예를 들면, "사랑과 만족을 주는 OOO OOO입니다. 무엇을 도와드릴까요?" 이런 멘트.

             콜센터에만 있을 것 같은 이 멘트가, 회사에서 의무적으로 전화를 받기 전에 해야 하는 경우가 있다.

           - 개인적으로 이런 사람과 통화하면 그 멘트가 끝나길 기다리느라 눈동자를 한번 굴려주곤 한다.

             물론, "네." 라던지, "여. 보. 세. 요." 같은 까칠한 말투를 마주해서 긴장하는 것보단 훨백배 낫다. :D

 

           - 전화기도 있고, 내선번호도 있는 데 회사에서 가르쳐준 게 없다.

             당연히 이런 경우도 많다. 정말 그런 회사는 산더미같이 많다. 그래 놓고 제대로 못한다고 구박한다.

             이런 경우는 우선 팀의 문화를 한번 보는 게 좋다.

             나의 사수는 어떻게 하는지, 나의 팀장은 어떻게 전화를 받는지.

             만약 자유분방하다면 이젠 자기만의 전화받는 방법을 만들어야 한다.

 

CASE 2 : 나는 내선전화도 있고 내선번호도 있지만 사용하지 않아서 핸드폰으로 연락을 한다.

           - 이런 분들 아주 아주 아주 많다. 생각보다 아주 많다.

             슈 과장이 이렇게 일하는 사람 중 하나라서 정말 초기에는 딜레마가 많았다.

             핸드폰 번호를 새로 받을 생각도 했을 정도로 일하기 어려웠던 점 중 하나다.

           - 이런 경우도 회사에서 가이드를 주지 않는다. 보고 배우거나 자기만의 방법을 만들어야 한다.

 

그럼 어떻게 하면 좋을까?

 

1. 내가 전화를 받는 멘트를 만들자.

   - 슈 과장은 전화를 받는 멘트가 있다.

     CASE 1처럼 요란한 건 아니고,

     전화를 하는 사람이 내 핸드폰으로 전화하기 때문에 번호를 잘못 입력했을 수도 있기 때문에

     그 점을 고려하여 단순하게 "네, 슈르딩 과장입니다."라고 한다.

     이때 잠시 당황하는 목소리가 들리면 100% 번호를 잘못 누른 사람이다.

     슈 과장은 사내에 동명이인이 있어서 전화가 잘못 오는 경우가 매우 많다.

     슈 과장과 비슷한 상황인 사람이 있다면, 전화를 받을 때는 본인 소개를 간단하게 하는 게 좋다.

     일할 준비가 되어 있는 느낌이랄까?

     사무적이고 좋지 않은가 ^^

 

2. 아는 회사 직원이 전화를 한다면 받을 때 바로 아는 척을 해주자.

   - 내 사수가 전화를 했다고 가정해보자

     "네, 슈르딩 과장입니다."라고 할 것인가?

     그보다 "네, 사수님"이라고 반갑게 전화를 받으면 좋을 것 같다.

     가끔 전화를 받을 때 너무 사무적으로 받으면 "내 번호 저장 안 했어?"라고 하시는 분들이 있는데,

     이렇게 전화를 받아주면 그 시험의 단계는 바로 건너뛸 수 있고,

     화내려고 전화한 사람도 "나 누군데"라고 말하려는 대화의 템포를 끊을 수 있어서

     여러모로 나에게 유리한 방법이다.

 

위의 두 가지 팁은 CASE 1이면 큰 무리 없이 할 수 있는 방법이다.

내선 전화로 전화가 올 것이기 때문에

당연히 회사 사람일 것이고,

어떤 내선 전화를 이름과 사진도 전화기에 잘 나와서

누군지 모를 일도 없다.

 

그렇다면 핸드폰으로 전화를 받아야 하는 상황이라면 어떻게 해야 하는 걸까?

 

3. 회사 내선번호가 어떤 체계인지는 외우자.

   - 회사의 내선번호는 공통된 체계가 있는 법이다.

     가운데 숫자 4자리가 보통은 다 동일하게 되어 있다.

     그렇기 때문에 02-1234-XXXX가 회사 번호라면

     그 번호로 전화가 오면 "아 사내에서 근무하는 분이시구나.' 하며

     "네, 슈르딩 과장입니다."하고 받아주면 된다.

 

4. 업무시간에 모르는 핸드폰 번호로 전화가 온다면 우선은 업무 전화라 생각하고 받자.

   - 업무시간에 핸드폰이 울리는데 모르는 번호다. 내 업무 특성상 모르는 번호로 전화가 올 수도 있다.

     이런 상황이라면 "네 슈르딩 과장입니다."라고 하며 전화를 받을 수 있다.

     하지만, 만약 회사 전화가 아니라면?

     내가 "네 슈르딩 과장입니다."라고 받아버리면 상대방이 너무 당황하지 않을까?

   - '여보세요'라는 멘트로 평범하게 대응할 수도 있지만,

     슈르딩은 보통 "네 슈르딩입니다." 라고 받는 편이다.

     이유는 회사 전화와 동일하다. '잘못 건 전화'일 수 있기 때문이다.

     결국 내 전화에 번호가 없다는 건 잘못 건 사람이거나, 업무상 오는 전화일 것이다.

     그런 경우 내가 과장인걸 굳이 말할 필요는 없으니. 이름만 소개하는 것이다.

   - 당연히, 아는 사람이면 "네~ 팀장님~ :D" 하고 받는다.

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전화야 받으면 그만이지라고 생각하며 받을 수 있다.

하지만 가끔은 내가 어떻게 받냐가

그 전화통화의 모든 톤을 좌우할 때가 있다.

심지어 그게 나의 업무 역량의 판단 지표 중 하나로 작용이 되기도 한다.

 

"OOO 걔는 말이야, 내가 전화했는데

'네 여보세요.'하고 엄청 까칠하게 받는 거 있지?

내가 누군지 말하니까 말투가 싹 바뀌더라니까"

이런 상황의 가십거리가 되고 싶지 않으면,

일단은 전화받는 데에 조금 신경을 쓰자.

 

슈 과장도 대충 받았는데 본부장 전화였던 적이 있었다...

(본부장이 전화할 줄 누가 알았겠어...)

물론, 내가 본부장 핸드폰 번호를 저장해 두는 게 더 이상하고

외부에 나가 있어서 대응을 바로 할 수 없었으니

크게 신경 쓰지 않으신 것 같긴 했지만,

두 번째 전화부터는 바로 "네, 본부장님"이라고 받았다.

 

슈 과장의 경험을 타산지석 삼아.

자기만의 전화받는 멘트는 만들고,

핸드폰으로 근무를 하는 분들이라면

자기만의 경험에서 나오는 기준을 갖고 대응할 수 있도록 하자.

 

* 다음에는 전화 거는 법을 다뤄보겠다. ^^

  기대해주세요~