보고서 목차 잡는 방법 - '2. 문제 해결' 보고서

지난 포스팅에 이어서 '문제 해결'을 목적으로 하는 보고서의 목차를 잡아보도록 하겠다.

 

<지난 포스팅>

2020/04/06 - [슈르의 오피스라이프/PPT 보고서 작성 방법] - 보고서 목차 잡는 방법 - '1. 정보, 사실 전달' 보고서

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이번에는 보고서의 목적이 '문제 해결'이다. 단순히 정보를 전달하는 것 이상으로 "그래서 어떻게 해야 하는데?"라는 질문에 대한 대답이 들어있어야 하는 보고다. 이런 경우 목차는 어떻게 잡아야 할까? 두 가지 CASE로 나눠서 목차를 잡아보도록 하자. 해당 CASE에 대한 설명이 더 필요하면 지난 포스팅 참고하기 바란다.

 

<지난 포스팅>

2020/03/07 - [슈르의 오피스라이프/PPT 보고서 작성 방법] - 무엇을 얻기 위한 보고인지 확인하자

 

2. 문제 해결

2.1 내부 협의 자료

내부 협의 자료는 결론보다는 협의를 위한 다양한 방안을 가지고 오는 것이 중요하다. A안, B안, C안 그리고 그 각 방안에 대한 장단점이 있는 게 좋다. 결론은 내리지 않지만, 고민은 해와야 하는 보고 자료다. 물론 이 A~C안에서 제일 좋다고 생각하는 게 뭔지 말할 수 있다. 중요한 것은 1가지만 들고 가는 건 협의에 크게 도움이 되지 않는다.

 

예를 들어보자.

보고하고자 하는 내용 : 코로나19에 대응하기 위한 스마트 워크 방안

[스토리라인]
"코로나19는 사람 간 비말을 통해서 전염이 된다고 합니다. 현재의 출퇴근 및 근무 형태를 유지하는 것은 사내 직원 간 감염이 발생할 수 있고 잘못하면 사내 한 층 또는 건물을 폐쇄하여 업무에 지장을 줄 수가 있습니다. 이런 리스크를 최소화하기 위해 당사도 근무 형태의 조정이 필요한 상황입니다. 당사에서 선택이 가능한 근무 형태은 크게 세 가지가 있습니다. 이 세 가지 방안 각각에 대해 자세히 설명드리고 최종 의사결정을 위한 협의를 진행하고자 합니다."

<목차>
1. 코로나19의 특징
2. 코로나19가 회사에 주는 영향
3. 타사의 대응책
4. 당사 검토 안(案)
4.1 A안
4.2 B안
4.3 C안

여기서 스토리라인에서 조금 추가된 부분이 있다. 그건 타사의 대응책이다. 보통 "(경쟁사)는 어떻게 하고 있는데?"라는 궁금증이 많은 법이다. 경쟁사가 아니더라도 남들이 어떻게 하는지 보고 참고하고 싶어 하는 게 정말 엄청나게 많은 회사들의 특징이다. "다른 데는 어떻게 했어요?"라는 질문을 안 받아본 기억이 없을 정도로, 사람들은 참고하고 싶어 하고 안심하고 싶어 한다. 그래서 이런 보고에는 다른 회사는 어떻게 하고 있다더라~ 를 넣고 거기에 더해서 '우리는 뭐가 다르고 어떤 게 비슷하니' 이렇게 하면 좋을 것 같다~라고 풀어가는 게 논리적이고 싸움이 별로 없는 보고 방법 중 하나다.

 

(여담이지만, 그래도 나름 창의적인 인재를 뽑았다고 해서 뽑힌 우리들인데, 창의적인 것보다 따라 하는 게 더 많은 것 같은 느낌이 들 때가 많다...)

 

 

2.2 외부 보고 자료

외부에 '보고'를 하는 경우가 있다. 의사결정을 받기 위한 게 아니고 우리의 결정을 보고하기 위한 자료를 만드는 일이다. 쉽게 2.1의 자료를 통해 내린 결론을 사장님에게 보고 한다고 보면 될 것 같다. (정확히 사장님이 외부는 아니지만, 위의 예시와 비교하기 위해 일단 이 CASE로 진행하겠다.) 사장님이 옵션까지 들어가며 협의를 통해 의사결정을 해주는 사람은 아니다. 우리의 의사결정을 듣고 한 번에 뒤집으면 뒤집었지, 같이 짱구를 굴려주는 사람은 아니다. 이런 경우 어떻게 스토리라인을 잡아야 할까?

 

예를 들어보자.

보고하고자 하는 내용 : 코로나19에 대응하기 위한 당사 스마트워크 시행 내용

스토리라인
"코로나19의 확산을 막기 위한 사회적 거리두기에 동참하고 사내 직원의 근무지를 분산시켜 업무의 연속성을 확보하기 위해 당사의 상황에 맞는 스마트워크 방안을 마련했습니다. 스마트워크의 내용은 크게 근무지의 분산, 구내식당의 운영, 회의 문화의 변화라는 세 가지 측면으로 정리했습니다. 코로나19 확인 또는 의심에 따른 대응 절차는 별도로 HR팀에서 준비 중입니다."

<목차>
1. 코로나19에 대응하기 위한 스마트워크의 필요성
  - 사회적 필요 : 사회적 거리두기
  - 업무적 필요 : 업무의 연속성 확보
2. 당사 스마트워크 방안
2.1 근무지 분산
2.2 구내식당 운영
2.3 회의 문화 변화

Appendix 
- 당사 검토 안(案) 
- 타사 사례

똑같은 문제 해결에 대한 보고서지만 목차가 확연히 다름을 알 수 있다. (위의 1번 밑에 '사회적 필요, 업무적 필요'는 굳이 목차로 나눌 필요가 없는 내용인데 1번에 쓴 글만으로는 무슨 내용을 하는 장표인지 알기 어려울 것 같아서 추가로 적어두었다.)

 

우선, 이런 보고는 "저희가 검토했던 게 크게 세 가지가 있었는데요~ A는 뭐고요, B는 뭐고요, C는 뭐였어요."라던가 "경쟁사는 뭘 한데요" 이런 내용은 넣을 필요가 없다. 그런 고민을 통해 결정했으리라는 건 보고 받는 사람도 알고 있다. 다만 그게 뭔지 궁금할 수 있는데, 그런 경우는 Q&A에 나오기 마련이다. 이전에 검토하기 위해 만든 장표나 Q&A에 대응하기 위한 장표로 뒤에 넣으면 된다. 타사 사례도 마찬가지다. Appendix에 다 넣어두자. 질문이 나올 경우에 대비해서 만들어놓은 장표도 때때로 보고를 받는 사람으로 하여금 감동을 준다.

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오늘 포스팅에서 Appendix, 별첨 영역이 깜짝 등장했다. 다음에 이에 대해서는 따로 정리하겠다. Appendix는 쓰레기 장표나 나머지 장표가 절대 아니다. 아까워서 넣어두는 장표도 아니다. 장수를 채우기 위한 장표도 아니다. 이 Appendix도 잘 준비해야 하고 순서도 정해야 하는 장표들이다. 기회가 되면 추후에 다뤄보도록 하겠다.

 

일단, 오늘은 '2. 문제 해결' 보고자료의 목차를 잡아보았다. 다음에는 '세일즈 보고, 신규 사업 보고'에 대해 다뤄보겠다. :D