무엇을 얻기 위한 보고인지 확인하자

4. What : 무엇을

   - 무엇을 얻기 위한 보고인가요?

 

무엇을 얻기 위한 보고냐. 목표에 대해 묻는 건 사실 어려운 질문이다.

근데 목표에 따라 보고서는 많이 달라질 수 있다.

달라질 게 없다고 생각한다면

오늘부터 다르게 생각할 수 있어야 한다.

 

이 보고의 목표가 무엇인가?

이 질문에 대해 답이 미리 나와 있어야 한다.

어떻게 달성할 것이냐는 별개의 이야기다.

중요한 것은 무엇을 위해 이 보고를 하느냐. 하는 것이다.

 

더 많은 경우가 있겠지만,

여기서는 몇 가지만 언급해보도록 하겠다.

 

1. 정보, 사실의 전달.

  - 전형적인 보고가 이런 것일 수도 있다.

    이런 경우에는 목차가 '진행 경과'로 보통 시작하기 마련이다.

    '보고할 이 agenda는 언제부터 무엇을 했고 어떻게 진행되어서 현재 어떤 상태입니다.'라는 식으로 말이다.

    그리고 결과는 '앞으로 어떻게 계속 진행하겠습니다.'로 귀결되는 형식이다.

    이 보고서는 쓰기 크게 어렵지 않다.

    진행한 경과만 보고하기에 떳떳한 수준이 된다면 말이다.

  - 단순히 Case Study인 경우도 있다.

    하나의 회사나, 제품이나, 기술이나, 현상이나. 무언가에 대해서 보고하라고 했을 때.

    그냥 열심히 웹 서핑한 내용을 조사해서 정리하는 것이다.

    이럴 때 중요한 것은 이 Case Study를 왜 하느냐를 정확히 이해하는 것이다.

    예를 들어 아마존에 대해 조사해오라고 했을 때

    Jeff Bezos가 이혼했다는 이야기를 써야 할지 말아야 할지 판단하려면

    왜 아마존에 대해 조사를 해야 하는지 이해하는 것이 중요한 것이다.

    이게 바로 목표다. 왜 이 보고를 하는 것인지. 무엇을 전달해야 하는 의무가 있는 건지.

    Case Study의 보고는 보고서 자체가 어려운 것은 아니다.

    다만, 보고할 내용을 구할 수 있는 수완(?)이 충분한가 가 관건인 보고다.

 

2. 문제 해결

   - 코로나 사태가 터졌다. 관련해서 보고서를 준비하라고 한다.

     어떻게 보고할 것인가?

     "코로나는요, 언제 처음 환자가 발견되었구요, 지금 며칠 지나서 얼마나 퍼졌고요" 쭉쭉 보고하게 될 것이다.

     여기까진 다 좋다. 근데 아마도 다 아는 내용일 확률이 높다. 모두가 이걸 "문제"라고 인지하고 있으니까.

     이런 보고는 얼른 후반 보고로 넘어가야한다. 안 그러면 짜증 내는 윗사람의 미간을 마주해야 할지도 모른다.

     "그래서 어떻게 하면 되?"

     이 대답을 보고서에 제대로 정리해서 오는 게 키 포인트다.

     여기서 주의해야 할 것은,

     이 보고가 내부 협의 자료라면 취할 수 있는 옵션을 여러 개 준비해 가는 것이 중요하고,

     이 보고가 외부 보고 자료라면 최고의 대안을 준비해 가고 그 근거를 강력하게 준비해 가는 것이 중요하다.

     그 이유는 간단하다. 내부는 '의사결정을 위한 보고'가 목표고, 외부는 '결정사항에 대한 설득'이 목표이기 때문이다.

 

3. 세일즈 보고, 신규 사업 보고

   - 항상 진행된 것이 있거나, 문제가 있진 않다.

     아예 새로운 무언가를 만들어와서 보고해야 하는 경우가 존재한다.

     그게 (회사) 내부에서는 '신규 사업 보고'이며, 외부에서는 '세일즈'다.

   - 이런 보고는 목표가 'Sell'이다.

     회사 내부든, 외부든 내가 갖고 들어가는 이 사업 모델 또는 아이템을 사게 해야 한다.

     이런 보고서는 보고 SWOT 분석이 들어간다.

     그렇다고 대학교에서 하는 그런 단순한 'S는 뭐고요, W는 뭐고요, O는 뭐구요, T는 뭐예요.' 이런 식으로 하지 않는다.

     (아직도 그 용어를 써서 일을 하는 곳이 있다면... 그곳에선 나와라. 정말로.)

     하나의 스토리라인을 짜서 발표자가 설명하고 싶은 순서대로 자연스럽게 모두 언급해야 한다.

     안 하고 넘어간다면? 어차피 다 Q&A로 나오게 되어있다. ^^

     그리고 마지막에는 기대효과가 들어간다.

     개인적으로 기대효과 장표가 가장 어려운 것 같다.

     사실대로 쓰면 미래가 없어 보이고, 과장해서 쓰면 사기 같기 때문이다.

   - 세일즈 보고, 신규 사업 보고. 어려운 보고 중 하나다.

     혼자서 준비하기 어려운 보고서이고

     종사하는 업종에 따라 조사해야 하는 내용이 크게 차이나는 부분이다. (금전적인 부분 빼고)

 

4. 경험의 공유

   - 1번의 사실 전달과는 조금 다른 보고다.

     공유를 목적으로 하는 보고는 보통 프로젝트를 수행한 팀의 Lessons Learned 보고와 같은 것이다.

   - 이런 보고는 1번과 앞은 동일하게 진행한다. 진행해온 경과. 진행했던 내용들.

   - 차이는 마지막이다. 1번에선 '앞으로 어떻게 하겠습니다' 또는 '조사한 정보는 이상입니다.'하고 끝나지만

     이 보고는 '그래서 무엇을 얻었고, 느꼈다.'라는 내용이 반드시 들어간다.

     그리고 더 나아가 '그 교훈을 발판 삼아 어떻게 할 것이다, 해야 한다'라는 결론을 내리기도 한다.

     보고받는 사람이 그 누구든, 그 사람에게 내가 배운 것을 공유해주는 것이다.

     이 장표는 윗사람에게서 어떠한 평가를 받지 않는다. (결론이 회사에서 원하는 것과 다르지 않으면 말이다.)

     그 경험이 최대한 많은 사람들에게 공유되기를 바란다는,

     그걸 타산지석 삼아 더 좋은걸 했으면 한다는 피드백을 들을 뿐이다.

   - 이런 보고서의 장점과 단점은 같다. 그 내용에 대한 지식이 있는 사람만이 작성할 수 있는 보고서다.

     그리고 그 지식이 있는 사람이 쓰고, 그 사람이 보고를 하게 되어있는 편이다.

   - Study Group의 배운 점 공유와 유사하다고 혹시나 생각하고 있다면...

     Study Group은 그냥 배운 지식을 공유하는 것이다. 이 보고는 경험을 공유하는 것이다.

     둘을 직접 경험하지 못했다면 차이를 느끼기 어렵지만. 경험을 공유하는 일은 아무나 못한다. 

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가끔은 목표가 무엇이냐고 물어도 뚜렷한 대답을 받지 못하는 경우가 있을 수 있다.

그렇다면 본인이 스스로 목표를 갖고 작성해야 한다.

보고서의 목표는 곧 메시지다.

그리고 목표가 바뀐다는 것은 자칫 잘못하면 보고서를 전부 다시 작성한다는 의미가 될 수도 있다.

그러니 목표에 대해서는 작업하는 사람이 많으면 많을수록 미리 충분히 협의/합의하고 진행하도록 하자.

그게 맞지 않으면, 보고서가 따로 노는 상황이 발생할 수 있다.

최소한 스토리라인을 짜는 사람은

보고서의 스토리가 무엇이고, 그래서 최종적으로 딜리버리 하려는 메시지가 뭔지

아주 명확하게 잡아서 공유를 해야 한다.

 

보고서는 고인물을 떠서 윗사람에게 갖다 주는 것이 아니다.

보고서는 흐르는 물을 윗사람에게 보여주는 것이다.

그 물이 어떻게 여기까지 왔는지를 이야기해서

앞으로 어떻게 진행할 건지 보고하거나,

앞으로 어떻게 진행해야 하는지 의사결정을 받거나,

그 물이 최종적으로 가져오는 가치에 대한 청사진을 팔거나 하는 것이 보고다.

 

가끔은 보고서 이름 자체에서 목표가 다 나올 때가 있다.

하지만 꼼꼼하게 검토해보는 습관을 기르도록 하자.

예를 들어 '제안서'를 쓴다. 고 하면

당연히 그 물건/사업을 파는 것이 목표가 될 것이다.

하지만 그 Sales에서 회사나 팀에서 진정으로 가치를 두는 부분이 어디인지 잘 살펴보자.

다 놓쳐도 꼭 챙겨야 하는 것이 무엇인지

그 제안을 애초에 하는 이유가 무엇인지.

그러면 그걸 위해서 우리는 무엇을 강조해야 하는지

우리가 그 제안을 따기 위해 무엇을 버릴 수 있는지가 나온다.

(자세한 건 제안서 관련해서 나중에/언젠가 포스팅을 해보도록 하겠습니다~)

 

꼼꼼하게 미리 검토를 해야 한다.

그래야 힘들지 않게 보고서를 쓸 수 있다.

'일단 쓰기 시작하고 보자' 이런 건 제발 하지 말자.

삽질은,

연령 성별 지위 인종 국적 불문하고 다 싫지 않은가 ^^