슈르의 오피스라이프

저번 포스팅에 이어서 계속 확인해보자.

3. Where : 어디서

   - 보고는 어디서 하는 건가요?

'어디서'는 큰 의미가 없는 회사가 대부분일 것이라고 조심스럽게 예상해본다.

'어디서'라고 해봤자

같은 건물에 있는 회의실 어딘가 일 확률이 높고

작은 보고면 보고를 위한 회의실 잡는 일까지만 내가 할 일이 될 것이다.

하지만, 만약을 위해 추가로 설명을 하자면

두 가지의 케이스가 있을 수 있다.

1. '조금' 높은 사람에게 하는 보고

  특별히 누구라고 지칭하기는 어려우나, 보고가 그래도 나름 격식을 차려야 하는 경우가 있을 수 있다.

  그런 경우라면(그런 경우인지는 알아서 판단하기를 바란다. 모르겠다면, 가장 쉬운 방법은 팀장님에게 묻는 것이다 ^^)

  ① 회의실 예약하는 데에 조금 더 신경을 써야 한다.

      - 몇 명이 들어가는 회의실이어야 하는가?

      - 보고하는 데에 필요한 장비(빔프로젝터/TV, 좌석수 등)는 다 갖춰져 있는 곳인가?

      - 옆이 임원실이거나, 주변이 보고실로 사용하기에 부적합한 회의실은 아닌가?

      - 회의실 예약시간은 충분히 확보가 되는가?

        보고하기 30분 전부터 예약을 하고 보고 준비를 해야 한다.

        장표를 띄워보고, 필요하면 포인터랑 연결하고 리허설도 준비해야 할 수도 있다.

        보고 받는 사람과 같은 시간에 들어가서 허겁지겁 준비할 생각일랑 말기를!

  ② 보고서의 하드카피도 준비가 되어야 한다.

      - 출력하기에 적합한 보고서 양식인가?

        (이럴 때 배경이 어두운 PPT는 절대 안 된다. 연한 색의 글자색도 안된다.)

      - 컬러 인쇄가 필요한 보고 대상인가?

이제 조금 더 복잡한 Case로 넘어가 보자.

2. 고객을 대상으로 하는 보고의 경우

   이런 경우는 매-우 복잡해진다.

   편의상 이것도 둘로 나눠서 진행해보겠다.

   2.1 제안서 제출 및 발표

      ① 제안서는 제안요청서에서 지시한 대로 진행하면 된다.

          - 제안서의 출력 부수, 발표본의 출력 부수, 컬러/흑백 여부, 양면/단면 출력 여부 모두 정해져 있다.

            만약에 없다면 지정된 담당자에게 정식으로 문의하면 된다. (어설프게 추측하는 것보다 훨씬 낫다.)

          - 제안서와 발표본은 둘이 다른 것이다. 제안서, 요약본, 발표본 세 개로 나눠지기도 한다.

            제안서 관련해서는 편의상 다른 포스팅에서 기술하기로 하겠다.

      ② 발표도 다 제안요청서에서 지시한 대로 진행하면 된다.

          - 발표의 시간, 순서 지정/선정 방법도 제안요청서에 적혀있다.

          - 발표자가 누구여야 하는지, 발표자 외에 몇 명이 들어올 수 있는지도 적혀있다.

            만약에 없다면 지정된 담당자에게 정식으로 문의하면 된다.

   2.2 세일즈 또는 고객 미팅에서의 발표

      ① 회의실 예약은 신경 쓰지 않아도 된다. 대신, 절대 늦으면 안 된다.

          - 미팅을 한다면 미팅 시간 10분 전에 도착해야 한다.

            도착해서 5분 전이나 정시에 도착했다고 고객에게 연락하고, 고객 안내에 따라 움직이면 된다.

          - 보고를 한다면 20-30분은 일찍 도착해야 한다.

            보고를 해야 하는 장소에 들어가서 모든 세팅을 할 시간이 확보되어야 하기 때문이다.

            장표를 고객에게 전송하고 몸만 간다면 고객이 세팅을 해주지만,

            내 노트북을 들고 가서 연결하고 세팅하는 거라면 충분한 시간을 갖고 가도록 하자.

          - 여기서 고객은 늦어도 죄가 없지만, 내가 늦으면 죄가 된다. 명심하자.

            어느 일이든 상대방이 나에게 미안해하는 게 낫지, 내가 미안해하는 상황이 되면 지옥이 뭔지 깨닫게 된다.

      ② 발표본에 대한 출력은 신중하게 결정하자.

          - 발표본은 내가 알고 있는 고객의 수 + 2부 정도로 준비하자.

            당연히 나와 같이 가는 팀원들의 발표본도 하드카피로 준비해야 한다.

          - 고객 중에 높은 직급이 있다면 컬러로 출력해서 특별히 준비해 가도록 하자.

            (높은 직급이 누구냐? 우리와 협의하는 담당자가 '제 상사도 들어오십니다'라고 하면 그 사람이다. ^^)

            들어가서 컬러는 빠른 계산을 통해 제일 높은 분께 드려도 되고,

            담당자에게 웃으면서 "자료입니다. ^^" 하고 드리면 알아서 나눠보신다.

여담이지만

저 위의 내용 못지않게 중요한 것이 있다.

① 어느 보고든 복장은 조금 신경 쓰도록 하자.

    보고를 하는 사람과 그 옆의 팀원의 인상도 보고에 영향을 준다고 생각한다.

    복장을 너무 딱딱하게 입어서 분위기를 되려 나쁘게 만들 수도 있지만

    이상한 복장 입고 들어와서 정신없는 모습 보이면

    아무리 좋은 보고서의 내용도 마이너스로 시작할 수밖에 없다.

② 고객을 만나는 자리라면 꼭 명함을 챙겨가도록 하자.

    명함은 기본이다. 

    상대방이 명함을 주며 인사할 때 "죄송합니다. 명함을 놓고 왔네요"라고 말하지 않도록 하자.

    명함은 정말 무궁무진한 용도로 쓰인다.

    나중에 기회가 되면(기억나면) 포스팅해보도록 하겠다. 명함에도 예의범절이 있다.

    일단은, 명함을 챙기자.

    그 핑계로 근사한 명함지갑을 사는 것도 좋을 것 같다.

'언제'는 이런 정보를 함축한다.

다음엔 What을 다뤄보겠다. What은 보고/발표의 핵심인 목적이다.